Excel’de Yoklama ve Devamsızlık Çizelgesi Nasıl Hazırlanır? (Formüllü, Otomatik)

Her derste yoklama alıp devamsızlıkları elle toplamak, dönem sonunda da “Ahmet kaç gün gelmedi?” diye sayfaları taramak zaman kaybıdır. Excel’de bir kez kuracağınız basit bir çizelge, devamsızlık sayısını ve yüzdesini sizin yerinize hesaplar, riskli öğrencileri renkle gösterir.

Küçük not: Bu çizelge sizin kişisel takip aracınızdır. Resmî devamsızlık kaydı okulunuzun kullandığı sistemde (örneğin e-Okul) tutulur ve devamsızlık sınırları mevzuata ve okulunuzun uygulamasına göre belirlenir. Formüllerde ayraç olarak Türkçe Excel’de noktalı virgül (;), İngilizce Excel’de virgül (,) kullanılır; kendi sürümünüze göre uyarlayın.

1. Çizelgenin Düzeni
   Önce basit bir yapı kuralım:
   A sütunu: Öğrenci adı soyadı (A2’den başlayarak)
   B1’den U1’e: Ders tarihleri (örneğin 20 ders günü)
   V sütunu: Devamsızlık sayısı
   W sütunu: Devamsızlık yüzdesi
   X sütunu: Uyarı
   Hücrelere şu işaretleri yazacağız: devamsız olan öğrenciye X, gelenler için boş bırakma ya da + kullanabilirsiniz. Boş bırakmak daha hızlıdır; yalnızca gelmeyenleri işaretlersiniz.
2. Tarihleri Hızlıca Yazmak
   B1 hücresine ilk tarihi yazın (örneğin 12.10.2026). Hücrenin sağ alt köşesindeki küçük kareyi sağa doğru sürüklerseniz Excel günleri artırarak doldurur. Hafta sonlarını çıkarmak isterseniz doldurma işleminden sonra beliren Otomatik Doldurma Seçenekleri düğmesinden “Hafta içi günleri doldur” seçeneğine bakın.
   Sütunlar dar kalırsa tarih başlıklarını seçip Giriş > Hizalama bölümünden metni yukarı doğru döndürebilirsiniz.
3. Yoklama Hücrelerine Açılır Liste Eklemek
   Her seferinde “X” yazmak yerine listeden seçmek hatayı azaltır:
   B2:U31 aralığını seçin (öğrenci ve gün alanınız)
   Veri > Veri Doğrulama yolunu izleyin
   “İzin ver” kutusundan Liste’yi seçin
   Kaynak alanına X;Ö;R yazın (X: devamsız, Ö: özürlü, R: raporlu gibi kendi kısaltmalarınızı belirleyebilirsiniz)
   Kendi sınıfınızın kullandığı kısaltmaları kendiniz seçebilirsiniz. Sadece devamsızlık tutacaksanız tek bir X yeterlidir.
4. Devamsızlık Sayısını Otomatik Hesaplamak
   V2 hücresine şu formülü yazın:

=EĞERSAY(B2:U2;"X")

EĞERSAY (İngilizce COUNTIF), seçtiğiniz aralıkta “X” yazan hücreleri sayar. Formülü aşağı doğru sürükleyerek tüm öğrencilere uygulayın.
Birden fazla işaret türünü saymak istiyorsanız (örneğin özürsüz için X, özürlü için Ö) ayrı sütunlarda iki formül kullanın:

=EĞERSAY(B2:U2;"X")
=EĞERSAY(B2:U2;"Ö")

5. Devamsızlık Yüzdesini Bulmak
   Şimdiye kadar işlenen ders günü sayısını bulmak için tarih satırını saydırabilirsiniz. W2 hücresine:

=V2/SAY($B$1:$U$1)

Hücreyi Yüzde biçimine çevirin (Giriş sekmesinde % simgesi). SAY (İngilizce COUNT) tarih gibi sayısal değerleri sayar. Dolayısıyla tarihlerini girdiğiniz gün sayısı kadar bölme yapılır.
Dönem boyunca ders günü sayısı sabitse doğrudan =V2/20 gibi de yazabilirsiniz.
6. Riskli Öğrencileri Uyarı ile Göstermek
Belirli bir sayıya ulaşan öğrenciyi otomatik işaretlemek için X2 hücresine:

=EĞER(V2>=5;"Uyarı";"")

Buradaki 5 sayısını kendi takip eşiğinize göre değiştirin. Bu bir hatırlatma eşiğidir; resmî sınırlar için okulunuzun uygulamasına bakın.
7. Renkle Görünür Hale Getirmek
Devamsızlık işaretlerini kırmızı yapmak:
B2:U31 aralığını seçin
Giriş > Koşullu Biçimlendirme > Hücre Vurgulama Kuralları > Eşittir
Değer olarak X yazın ve açık kırmızı dolgu seçin
Uyarı sütununu vurgulamak: X2:X31 aralığı için aynı yoldan “Metin İçeren” kuralıyla “Uyarı” kelimesini sarı veya turuncu yapın.
Artık sayfaya göz atmanız yeterli: kırmızılar sıklıkla gelmeyen öğrenciyi gösterir.
8. Kaydırırken Başlıkların Görünür Kalması
Satır ve sütun sayısı arttıkça başlıklar ekrandan kaybolur. Bunu önlemek için B2 hücresini seçin ve Görünüm > Bölmeleri Dondur > Bölmeleri Dondur seçeneğini kullanın. Böylece öğrenci adları ve tarihler kaydırırken sabit kalır.
9. Her Sınıf İçin Ayrı Sayfa
Her sınıfa ayrı bir çalışma sayfası açın (5-A, 5-B gibi). Sayfa sekmesine sağ tıklayıp Taşı veya Kopyala seçeneğiyle hazır çizelgeyi çoğaltabilir, yalnızca isimleri değiştirebilirsiniz. Formüller yeni sayfada da çalışır.
10. Öğrenci Bilgisi Konusunda Dikkat
Yoklama dosyası öğrenci adları içerir. Dosyayı kişisel veri olarak görün:
Dosyaya parola koymayı düşünün (Dosya > Bilgi > Çalışma Kitabını Koru)
Herkese açık bir bağlantıyla paylaşmayın
Yedeğini kendi güvenli depolama alanınızda tutun
Okulunuzun kişisel veri kurallarına uyun
Sık Sorulan Sorular
Excel’de devamsızlık sayısı nasıl hesaplanır?
EĞERSAY fonksiyonuyla bir satırdaki “X” işaretlerini sayabilirsiniz. Örneğin =EĞERSAY(B2:U2;"X") formülü B2’den U2’ye kadar olan devamsızlıkları bulur.
Yoklama hücrelerine açılır liste nasıl eklenir?
Hücreleri seçip Veri > Veri Doğrulama bölümünden “Liste”yi seçin ve kaynak olarak kullanmak istediğiniz işaretleri noktalı virgülle ayırarak yazın.
Devamsızlığı yüzde olarak nasıl bulurum?
Devamsızlık sayısını toplam ders günü sayısına bölün ve hücreyi yüzde biçimine çevirin.
Bu çizelge e-Okul yerine geçer mi?

Hayır. Bu çizelge sizin takibinizi kolaylaştırır; resmî kayıtlar okulunuzun kullandığı resmî sistemde tutulur.

Excel çizelgesiyle ilgili takıldığınız bir nokta olursa iletişim sayfamızdan bize yazabilirsiniz.